منهجية واضحة ومكتوبة من أول مكالمة حتى التسليم

لماذا تحتاج إلى منهجية واضحة في السعودية؟

معظم المشاريع في المملكة ترتبط بأكثر من جهة في الوقت نفسه. فتأسيس شركة قد يشمل وزارة الاستثمار، ووزارة التجارة، والترخيص البلدي عبر منصة بلدي، وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ووزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية للموظفين. ولكل جهة منصتها وشروط مستنداتها وتسلسل إجراءاتها. ومن دون منهجية واضحة تتعطل الملفات بين الجهات، ولا يعرف أحد من ينتظر ماذا.

صُممت منهجية مكتب التنين الأحمر لإزالة هذا الغموض. هي لا تغيّر متطلبات الجهات الحكومية ولا تضمن الموافقة، لكنها تجعل العمل مرئيًا وموثقًا وسهل المتابعة لك ولفريقك في المقر الرئيسي.

1. استشارة أولى مجانية

يبدأ كل تعاقد باستشارة مجانية عبر مكالمة فيديو أو هاتف أو واتساب. نتعرف فيها على نشاطك وجدولك الزمني وما تريد تحقيقه في السعودية، ونطرح أسئلة عملية: ما النشاط الذي تريد ترخيصه؟ هل ستستورد منتجات؟ كم موظفًا تتوقع توظيفه؟ وفي أي مدينة تريد العمل؟

في نهاية المكالمة تكون لديك صورة واقعية عن المسار المتوقع والجهات الرئيسية المعنية والقرارات المطلوبة منك. لا يوجد أي التزام بالاستمرار، وإذا كانت حالتك تحتاج إلى شيء خارج نطاق خدماتنا نخبرك بذلك بوضوح.

2. نطاق عمل مكتوب ومخرجات محددة لكل مرحلة

قبل بدء أي عمل نرسل لك عرضًا مكتوبًا يقسّم التعاقد إلى مراحل، مثل الترخيص، ثم السجل التجاري، ثم التسجيلات البلدية والضريبية، ثم الامتثال بعد التأسيس. ولكل مرحلة يحدد العرض:

• المخرجات: التراخيص والشهادات والتسجيلات أو التقارير التي ستستلمها تحديدًا
• ما نتولاه نحن وما يبقى على عاتقك، مثل التوقيعات أو التوثيق في الخارج أو مقابلات البنك
• المستندات المطلوبة منك لإنجاز تلك المرحلة
• الأتعاب الخاصة بتلك المرحلة، ويُتفق عليها كتابيًا قبل البدء

تقسيم العمل إلى مراحل يجعل التقدم قابلًا للقياس، فتعرف دائمًا في أي مرحلة أنت، وما الذي أُنجز، وما الخطوة التالية.

3. أتعاب شفافة متفق عليها كتابيًا

تعتمد الأتعاب على نطاق العمل وعدد الجهات المعنية ودرجة تعقيد النشاط، لذلك نسعّر كل حالة على حدة بدلًا من نشر قائمة أسعار. أما المبدأ فثابت: نعرض أتعابنا المهنية والرسوم الحكومية المتوقعة بشكل منفصل، ويُتفق عليها كتابيًا قبل البدء. وإذا تغيّر النطاق، كإضافة نشاط جديد أو تسجيل منتج، نؤكد التغيير كتابيًا أولًا.

لا نبدأ أي عمل بمقابل، ولا ندفع رسومًا حكومية نيابة عنك، دون موافقتك المكتوبة.

4. مسؤول متابعة واحد

تتعامل مع منسق واحد معروف بالاسم يعرف ملفك من البداية إلى النهاية. يجمع مستنداتك، ويتابع كل طلب، ويتواصل مع الجهات المختصة، ويجيب عن أسئلتك، فلا تحتاج إلى شرح حالتك من جديد في كل مرة. نعمل بالعربية والإنجليزية، وندعم التواصل مع الفرق في الصين وتركيا واليابان وكوريا.

5. قائمة مستندات واضحة

مشكلات المستندات هي السبب الأكبر للتأخير: صورة جواز منتهية، أو تصديق ناقص، أو اسم مكتوب بطريقتين مختلفتين في وثيقتين. لذلك نرسل قائمة مستندات مخصصة لحالتك ونراجع كل مستند قبل تقديمه. ومن البنود المعتادة:

• مستندات الشركة الأم مثل السجل التجاري وعقد التأسيس وقرارات مجلس الإدارة، وعادةً تكون مصدقة ومترجمة إلى العربية
• صور جوازات الشركاء والمديرين والمفوضين بالتوقيع وبياناتهم
• وكالة شرعية أو تفويض عندما نعمل نيابة عنك
• مستندات فنية أو مالية أو خاصة بالمنتجات حسب الخدمة

كما تمنحك أدواتنا المجانية على الموقع فكرة أولية عن المستندات والتسجيلات التي قد يحتاجها مشروعك.

6. تحديثات أسبوعية عبر واتساب أو البريد الإلكتروني

كل أسبوع يصلك تحديث مكتوب ومختصر عبر واتساب أو البريد الإلكتروني حسب ما يفضله فريقك. يوضح ما قُدّم، وما ردّت به الجهات، وما هو معلق من جهتك، والخطوات التالية. وإذا حدث أمر مهم بين التحديثات، مثل طلب معلومات إضافية، نبلغك فورًا.

7. التقديم لدى الجهات الحكومية والمتابعة

نُعدّ الطلبات ونرفع المستندات على المنصات المختصة ونتابع حتى تُغلق كل خطوة. مدة المعالجة تعتمد على الجهة واكتمال الملف وأي طلبات إضافية، لذلك لا نَعِد بتواريخ دقيقة. ما نلتزم به هو المتابعة الفعلية: التحقق من حالة الطلب، والرد السريع على الاستفسارات، وتصحيح الملاحظات قبل أن تتحول إلى رفض.

اطّلع على خدماتنا مثل الاستثمار في السعودية والفوترة الإلكترونية مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والمحاسبة والرواتب لمعرفة ما تتضمنه كل مرحلة عادةً.

8. ملف تسليم متكامل

عند انتهاء التعاقد تستلم ملف تسليم منظمًا يضم جميع التراخيص والشهادات والتسجيلات، ونسخًا من الطلبات المقدمة، وحسابات المنصات وبيانات الدخول، ومواعيد التجديد، وقائمة مختصرة بالالتزامات الدورية. وبذلك يستطيع فريقك أو محاسبك مستقبلًا تولي الأمور دون البحث عن أي شيء.

9. السرية وحماية البيانات

تشاركنا معلومات حساسة مثل الجوازات والسجلات النظامية والبيانات المالية. نتعامل معها وفق نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة، ولا نستخدمها إلا لأغراض تعاقدك، ونقصر الاطلاع عليها على العاملين في ملفك، ويمكننا توقيع اتفاقية سرية عند الطلب.

لديك أسئلة عن المنهجية نفسها؟ صفحة الأسئلة الشائعة ومسرد المصطلحات يشرحان أهم المصطلحات والخطوات.